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Rosy s'organise

Pour un gain de temps et de zenitude

Ça y est, je l’ai…mon nouveau futur bujo.

Il est beau, il est rose et je suis trop contente de l’avoir reçu.
C’est un carnet Leuchtturm1917 format A5 à pointillés. Je me suis aussi offert un porte stylo à coller sur la dernière page (j’en suis moins contente mais passons).

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Bon je dois avouer que je suis juste « un tout petit peu » frustrée parce qu’il me reste une vingtaine de pages dans le précédent. Mais si mes calculs sont bons, je pourrai utiliser mon bujo numéro 2 en mai pour mes dailies. En attendant, j’ai commencé à le remplir avec mes collections, trackers etc…

En voici les premières photos.

index rosekey rosefutur log roseobjectifs et envies roseprojets couture roseRecettes à tester roselivres rosefilms rose

Et vous, quelles sont vos pages « collections », « trackers« , etc… Montrez nous! 😉

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#5 – Rosy et son Bujo – suite

Dans mon dernier article je vous présentais le Bullet journal*. Dans sa version originale, il est très épuré. Cela peut convenir à certains mais d’autres (comme moi) ont préféré le personnaliser.
J’avais envie de partager avec vous certaines de mes idées/pages.

Dans mon Bujo, vous retrouverez les pages habituelles : le calendrier annuel, le calendrier mensuel, les dailies* mais également des collections, des listes d’idées, etc… Les mises en pages sont également un peu ou très différentes de la version originale.

Aujourd’hui, j’ai choisi de vous présenter mes pages annuelles, mensuelles et hebdomadaires.

La page annuelle

Elle ressemble assez à la version originale mais avec plus de couleurs et j’ai ajouté un calendrier.

calendrier-annuel

Vous remarquerez que j’ai ajouté un code couleur, et entouré les dates où j’ai quelque chose de prévu.
Les anniversaires se retrouvent sur une ligne en dessous du calendrier.

La page mensuelle

J’ai choisi de faire une page de garde (pour le plaisir) et d’ajouter des colonnes à mon calendrier mensuel. Voici février et mars.

Février

page-de-garde-fevrier

Mars

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Je n’ai pas encore mis en couleur, je le fais en général quand j’ai le temps (devant une série par exemple) ou quand j’ai envie de me détendre. Grâce à ça, j’ai remplacé mes carnets de mandalas.

Je me lance également deux petits défis ce mois-ci.

challenge-sport
Y’a plus qu’à…
challenge-depenses
Le but étant de ne faire aucune dépense « non indispensable ». Bien sur tout est relatif. A chacun de déterminer les dépenses qui sont indispensables ou non.

La page hebdomadaire

Je suis partie de la version de base en y ajoutant des trackers* pour ma consommation d’eau (une case = 1 verre), mes routines, la météo du jour. J’ai également ajouté sur les côtés de la page des cadres récapitulatifs de ma semaine.

1er-semaine-de-mars
Voici pour cette semaine, …
1-semaine-de-fevrier
…et voici celle de la semaine passée.

Je modifie régulièrement cette mise en page, tout comme celle de la page mensuelle. Je ne manquerai pas de vous les partager au fur et à mesure.

N’oubliez pas que votre bullet journal ne doit pas être parfait. Comme la vie, il sera fait de tests, d’erreurs mais également de grandes satisfactions. Tant qu’il vous aide et que vous y prenez du plaisir, c’est le principal.

Voilà c’est tout pour cette fois-ci. Je vous présenterai quelques unes de mes collections et listes tout bientôt.

Et vous, vous avez choisi quelle « mise en page » pour votre bullet ? Montrez-nous vos chefs-d’oeuvre !

D’ici là je vous souhaite une bonne semaine pleine de zénitude.


* Le vocabulaire du bullet journal : http://journaling.fr/bullet-journal-vocabulaire/

#4 – Rosy et Bujo

Mon nouvel ami s’appelle Bujo. C’est ma nouvelle méthode d’organisation : le bullet journal.

Pour ceux et celles qui ne connaîtraient pas, le bullet journal a été inventé par Ryder Caroll, un designer américain, il y a quelques années. Il y a plein d’explications sur Internet (articles, forums, photos, vidéos). Je vais donc essayer de résumer le principe tout en répétant le moins possible ce qui se trouve déjà sur la toile.

À quoi ça sert un bullet journal ?

Je n’ai jamais été satisfaite des agendas. Je n’ai jamais réussi à m’adapter à eux. Et j’en ai essayé des tas, parfois plusieurs par an.
A côté, j’avais en plus des to do list, des carnets de notes divers, des listes en tout genre, des feuilles volantes. Bref ma vie était encombrée et je ne savais plus où donner de la tête. Et mon bureau ressemblait à ça:

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Il fallait que je trouve une méthode qui s’adapte à moi et non l’inverse. Et je l’ai finalement trouvée. J’ai nommé : le bullet journal.

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C’est un moyen simple et modulable selon ses besoins pour s’organiser, arrêter de procrastiner, ne plus rien oublier et j’en passe. Il sert à la fois d’agenda, de  to do list, de pense-bête, de bloc note, de journal intime et tout un tas d’autres choses. Seul reproche que j’ai à lui faire : il ne fait pas le café. Mais bon c’est déjà pas mal.

« Contrairement aux systèmes de liste ou d’agenda classiques, il permet d’organiser précisément la journée, la semaine mais aussi le mois et même l’année grâce à un système de rubriques et de puces. Le Bullet Journal est entièrement personnalisable et créé sur mesure par son propriétaire avec son propre système de notation. »

Le matériel nécessaire

Pour la version minimaliste : un carnet ( en général de format A5) et un crayon.

Pour la version plus élaborée : toujours un carnet et en fonction de vos envies : des feutres ou bics de différentes tailles et couleurs, des crayons de couleur, du tape de décoration…

Remarque à propos du carnet

Un simple cahier peut suffire, surtout pour débuter et vérifier que ce système vous convient. Par la suite, le support le plus utilisé est le Leuchtturm1917 à pointillés. Il contient un index, une pochette à soufflet, les pages sont numérotées et le grammage est assez important pour supporter le dessin entre autres qualités.
D’autres peuvent aussi très bien convenir. Par exemple, j’utilise un Idena 209281 qui n’est pas mal, bien que j’ai envie d’en tester d’autres. Je vous ai dégoté un article qui propose une liste de carnets adaptés à cet usage.  http://journaling.fr/5-carnets-pour-votre-bullet-journal/.

En pratique

Première étape : une « key-list »

20170113_111815Elle reprendra votre code. Ce sont des symboles qui vous permettront d’un coup d’œil de savoir s’il s’agit d’une chose à faire, d’un rendez-vous ou d’une note. Voici la mienne.

D’autres, souvent similaire, existent. Il y a plein d’exemples sur Internet. Vous verrez que certains ajoutent également des codes couleurs. À vous de choisir ce qui vous convient et ce dont vous avez besoin.

 Deuxième étape :  un index20170113_113831

Si l’index n’est pas intégré dans votre carnet, vous devrez l’y insérer. Il est conseillé d’y dédier 3 des premières pages. Vous y indiquerez la  table des matières de votre agenda.

Troisième étape : un calendex

Le calendex ou futur log est un calendrier reprenant plusieurs mois. Voici un modèle simple reprenant les 6 premiers mois de l’année. Ainsi vous aurez à protée de main une vue d’ensemble de vos rendez-vous prévu à l’avenir.

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Quatrième étape : une page mensuelle

Pour chaque mois, vous créerez une page qui reprendra les jours, vos RDV, vos objectifs et to do list. Pour ceux qui préfèrent la méthode minimaliste, elle ressemblera à ça.

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Pour les autres, vous pourrez l’agrémenter de toutes vos envies ou vos besoins.

Vous reporterez ensuite les informations dans votre index : le numéro de la page et le nom du mois.

Cinquième étape: au jour le jour

Quelle que soit la méthode choisie (minimaliste ou pas), chaque jour vous indiquerez la date et en dessous tout ce que vous devez faire dans la journée. Vous compléterez cette liste au fur et à mesure de ce dont vous avez besoin ou envie.

C’est ici que la key list prend tout son sens.

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Vous garderez bien entendu votre Bujo sous la main pour le consulter régulièrement vu que c’est votre to do list et votre agenda. Au fur et à mesure, vous cocherez chaque tâche effectuée.
En fin de journée, vous reporterez ou supprimerez celles qui ne le sont pas. Vous pourrez également retranscrire les coordonnées, infos, et autres à l’endroit adéquat.

Fini les oublis. Fini la procrastination. Fini les listes qu’on perd. Que demander de plus ? (Ah si, c’est vrai : le café)

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Info astuce : certains préfèrent prévoir leur semaine à l’avance. Si la taille de vos to do lists est constante, c’est tout à fait faisable. Cela pourrait ressembler à ceci.

Sixième étape : les listes ou collections

Imaginons que vous souhaitez dresser la liste des livres que vous voulez lire. Il vous suffit alors de vous rendre à la page vierge suivante et de commencer votre liste.

Encore une fois, n’oubliez pas l’index. Cela vous permettra de retrouver rapidement votre collection.

Septième étape : les plus

Selon vos envies, vos besoins, votre caractère, vous pouvez également ajouter par exemple :

– une page hebdomadaire

– des trackers (pour garder la trace de vos prises de médicaments ou du nombre de verres d’eau que vous avez bu sur la journée, par exemple)

– des décorations, des dessins, des citations

– la météo du jour

– vos gratitudes

– et tout ce qui peut faire votre bonheur et vous apportez de la zénitude.
Je parlerai plus longuement de tous ces petits plus dans le prochain article.

Mon expérience

J’ai commencé il y a 4 mois avec la méthode « minimaliste ». Depuis le 1er janvier je suis passée à une méthode plus élaborée, plus artistique on va dire. Je me suis découvert une nouvelle passion. J’aime passer du temps à décorer mon Bujo, ça me détend. J’ai enfin trouvé ma méthode pour gagner du temps et de la zénitude. Et ça me fait un bien fou.

Comme je vous le disais un peu plus haut, je vous parlerai plus longuement de tous mes petits ajouts dans un prochain article. En attendant, voici quelques liens pour vous donner envie de commencer :

Vidéo Youtube

Le bullet journal expliqué: https://www.youtube.com/watch?v=fm15cmYU0IM

Le bullet journal en pratique par solange: https://www.youtube.com/watch?v=NzkPCut_8cY&t=363s

Blog

Commencer le bullet journal en 10 étapes : http://sohohana.com/bullet-journal-la-methode-en-10-etapes/

Vocabulaire: http://journaling.fr/bullet-journal-vocabulaire/

***

Et vous, dites-nous, comment vous organisez-vous ? Ça vous tente de tester le bullet journal ? Ou peut-être en avez vous déjà un. Dans ce cas, envoyez-nous vos photos.

Dans l’attente de vous lire, je vous souhaite une bonne fin de semaine ZEN. À très bientôt pour un nouvel article.

#3 – Rosy gère ses papiers au quotidien

Bonjour tout le monde. Et très très très bonne année 2017.

Pour le premier article de cet an neuf, je vais terminer le chapitre “classement des documents” en attaquant la gestion au quotidien.

Pour rappel, j’ai commencé par vous aiguiller pour le classement des papiers concernant votre déclaration fiscale puis je vous ai proposé des méthodes de classement pour vos documents en général.

A l’heure actuelle il vous faudra peut-être recommencer certaines étapes de ces articles afin de remettre de l’ordre dans votre maison. Et pour ne plus en arriver là voici une méthode pour ranger vos documents au quotidien. Celle-ci ne devrait pas vous prendre plus de 5 minutes par jour et une période un peu plus longue par semaine (je dépasse rarement 30 minutes).

1er étape : la centralisation des papiers.

Chaque jour nous sommes envahis de papiers en tout genre : tickets de caisses, factures, publicités, etc. Et ça s’éparpille vite ces petites bêtes là. Ce qui peut entraîner une perte des documents, d’argent et/ou de temps et beaucoup d’énervement.

Pour ne plus que cela n’arrive, décidez une bonne fois pour toutes de l’endroit (un seul et unique endroit) où vous et votre petite famille allez déposer tous ces documents. Pour ma part c’est sur le meuble à l’entrée : les documents qui rentrent sont posés sur le meuble, ceux qui sont prêts à partir dans le porte-lettre.

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2e étape : le tri journalier

Chaque jour donc Chéri passe par la boite aux lettres en rentrant du boulot et dépose le courrier à l’endroit prévu. Dans la soirée, dès que j’ai 5 minutes je fais un premier tri (et j’en profite pour en faire autant avec mon sac à main).

En général j’ai 6 tas :

– à payer
– à faire
– à lire
– à classer
– à jeter

Comme je ne peux pas laisser ces 5 tas ainsi sur le meuble, j’ai opté pour une farde à rabats avec intercalaires. J’y glisse les documents au bon endroit et le tour est joué. Bien sur je jette les documents du dernier tas.

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Remarque: dans le dernier onglet « à garder » j’y ai glissé quelques enveloppes, quelques timbres, nos vignettes mutuelles et nos photos d’identités.

3e étape : le traitement hebdomadaire des documents

Pour terminer vous allez décider d’un jour de la semaine pour vous occuper de vos documents. Il peut être le même chaque semaine ou pas, mais il faut que ce soit régulier. Gare aux retards de paiement et d’envoi de documents importants dans le cas contraire.

Quand vous avez traité tous les documents classez les directement suivant le système que vous avez adopté suite à l’article sur le classement.

Pour terminer quelques petits conseils/remarques

– Il arrive qu’il y ait des documents dont il faut s’occuper en urgence. Ne laissez pas traîner et occupez vous en dès le lendemain matin (indiquez le dans votre agenda ou bullet journal c’est le meilleur moyen pour ne pas l’oublier).

– Pour les documents « à lire », vous n’aurez pas toujours le temps (ou l’envie) de le faire le jour du tri hebdomadaire. Je vous conseille d’indiquer la date de réception sur le document. Si un mois après vous ne l’avez pas lu, vous ne le lirez jamais. Donc direction poubelle.

– L’autocollant « no pub » sur la boite aux lettres ça change tout. Cela a grandement diminué la quantité de documents à trier au quotidien. La moyenne est entre 1 et 3 courriers par jour. J’arrivais parfois à 15 voire plus avant cet autocollant magique. Donc un gain de temps. Mais ce n’est pas tout, c’est également un gain d’argent, car je ne suis plus tentée par les promotions dont je n’ai pas besoin et c’est un gain pour l’environnement. Alors qu’est-ce que vous attendez ?

– Chaque année, au mois de janvier, pensez à archiver les documents de l’année précédente.

***

Et voilà, si vous suivez ces 3 petites étapes toutes simples plus jamais vous ne perdrez de temps en recherche ou d’argent parce que vous avez perdu une garantie, un ticket pour un échange ou oublié de payer une facture. Vous gagnerez donc en Zénitude. LE BONHEUR.
Bonne semaine tout le monde et à bientôt pour de nouvelles astuces « gain de temps et de zénitude ».

#2 – Rosy met de l’ordre dans ses papiers

Bonjour à toutes et à tous,
Voici une nouvelle semaine qui commence. Et qui dit nouvelle semaine dit nouvel article.

Bien que cet article s’adresse aux personnes qui sont novices dans le classement de la paperasse ou aux personnes qui ont lâché prise à un moment donné et qui veulent reprendre le dessus, il peut intéresser les personnes qui ont déjà un système de classement mais qui désirent l’améliorer voir le changer.

Donc, où en sommes-nous dans notre rangement ?

Avant de commencer

Suite au premier article « Rosy remplit sa déclaration d’impôts », vous vous retrouvez avec plusieurs fardes remplies de papiers.Pour rappel, vous avez dû faire le tour de votre maison, réunir dans une caisse tous les papiers que vous trouviez et faire un premier tri.

Vous avez donc les fardes chemises suivantes :

  1. Factures et avis d’échéance privés : chauffage, électricité, eau, assurances, mutuelle, etc.
  2. Fiches de paies
  3. Documents concernant les enfants si vous en avez
  4. Documents de ou pour la mutuelle
  5. Documents à garder sur le long terme
  6. Extraits de comptes
  7. Publicités, cartes de visite ou autres que vous voulez garder
  8. Documents concernant la déclaration fiscale 2016 – revenus 2015

Pour les indépendants ou professions libérales, vous avez en plus :

  1. Les achats professionnels
  2. Les ventes

Vous êtes d’accord que vous ne pouvez pas les laisser telles quelles ?! Sinon dans peu de temps vous vous retrouverez dans la même situation que précédemment. Et ça arrive très vite.
Vous allez donc classer, perforer, archiver et/ou ranger ces documents afin de les retrouver facilement quand vous en aurez besoin. Le but ? Un gain de temps et de zénitude bien entendu.

Comme pour le premier article, nous allons diviser la procédure de classement/rangement en étape. Cela rend les choses moins lourde : un pas à la fois.

Remarque : Il y a plusieurs possibilités pour le classement et l’archivage des documents. Je vous proposerai celui que j’utilise mais également d’autres possibilités. Il y en a sûrement que je n’aurai pas citées, donc n’hésitez pas à partager avec nous votre méthode en commentaire.

Il est très important également qu’en choisissant et en mettant en place votre système de classement vous gardiez en tête que n’importe qui doit pouvoir s’y retrouver. Par exemple, imaginons que vous deviez vous absenter quelques jours pour une hospitalisation. Il faut que zhom ou la personne qui garde votre maison ou vos enfants trouve tout ce qu’il lui faut si besoin.

Étape 1 : tri et premier archivage

Matériel

  • un bic, un feutre ou un marqueur bleu ou noir
  • pour l’archivage, soit :
    • des grandes enveloppes à soufflet. Vous y indiquerez le contenu.
    • des picots à archivage en y ajoutant une feuille de titre.
    • de la ficelle à la place des picots.

IMG_20160704_114107picot archivage

Procédure

Il se peut qu’en réunissant tous les papiers qui traînaient dans votre maison, vous vous retrouviez avec des documents anciens.

Pour les fardes 1, 2, 3, 4, et 6 il va donc falloir séparer les documents des années précédentes (2015 et antérieur) de ceux de cette année ci.

Les documents de 2015 et antérieur, vous pouvez les archiver. Une farde chemise par enveloppe, picot ou ficelle, bien sur. Et n’oubliez pas d’indiquer ce que chaque « tas » contient.
Vous trouverez un tableau reprenant les durées de conservation recommandées des documents dans le menu « utile ».

Remarque : Si vous n’avez que quelques documents des années avant 2015, ne vous prenez pas la tête et ne faites qu’un seul archivage.
Sinon, je vous conseille de séparer chaque année. Cela vous fera gagner du temps si vous devez retrouver un document de 2012 par exemple.
Par contre, inutile de faire un tri par ordre chronologique « à l’intérieur » de chaque année, cela vous ferait plus perdre du temps que ce que ça vous en fera gagner lors de vos possibles recherches.

Quand cela est fait, placez vos documents dans une boite à archive (format A4 voir un peu plus grand si vous utilisez les enveloppes à soufflet). Vous indiquerez sur la boite : « archives 2015 et précédents », ou « archives 20XX »

Ajoutez dans la boite, votre enveloppe (votre picot) « déclaration fiscale 2016-revenus 2015 » dans laquelle vous aurez glissé votre brouillon si vous l’avez remplie au format papier.

Étape 2 : organiser vos papiers de 2016

Matériel

Au choix :

  • des fardes à devis et un porte-revues.
  • 2-3 fardes à anneaux,
  • une boite/valisette à dossiers suspendues.

valisette à dossier suspendus

Procédure

Prenez les documents de 2016 des fardes de l’étape 1. C’est-à-dire, les documents qui n’ont pas encore été rangés ;). Placez les dans votre système de classement.

  • Si vous avez opté pour les fardes à devis :
    • indiquez sur leur languette ce qu’elles contiennent (factures, fiches de paie, enfant, comptes…)
    • réunissez les dans un porte-revue sur lequel vous indiquerez l’année.
    J’ai opté pour un code couleur :
    noir général les factures vont se retrouver ici
    rose moi les fiches de paie
    bleu chéri les fiches de paie
    vert notre fils les documents des enfants
    mauve mon travail mes contrats avec les clients et une autre pour les achats
  • Si vous avez opté pour la farde à anneaux
    • utilisez des intercalaires en y indiquant ce qu’on trouvera derrière.
    • vous aurez
      • une farde pour les factures, et les fiches de paie ;
      • une autre pour les extraits de compte ;
      • une pour les documents concernant vos enfants.


      Astuce : pour les fiches de paie, insérez dans cette farde, une farde chemise trouée par personne qui travaille.

       

  • Si vous avez opté pour les dossiers suspendus: indiquez sur chacun ce qu’il contient.

 

Quel que soit le système que vous utilisez, je vous conseille d’y placer les documents chronologiquement, le plus ancien dans le fond. Ainsi chaque fois que vous y ajouterez de nouveaux documents vous le placerez au-dessus de la pile.

Étape 3 : organiser les documents à conserver sur le long terme (farde 5)

Matériel

De nouveau, plusieurs possibilités s’offrent à vous :

  • une farde à anneau 8 cm avec des intercalaires ;
  • plusieurs fardes à devis et un ou deux range revues ;
  • des dossiers suspendus.

Procédure

Prenez les documents de votre farde chemise n°5 : « documents à garder sur le long terme ». Vous allez les trier en plusieurs catégories.

Dans ces documents vous aurez entre autre :

  • les contrats d’assurances ;
  • les contrats de travail ;
  • les contrats avec la mutuelle ;
  • les contrats de prêt hypothécaire ou autres ainsi que les attestations de base ;
  • les contrats avec la banque concernant votre (vos) compte(s) ;
  • les contrats de mariage ou cohabitation légale ;
  • les actes d’achat de vos maisons ;
  • les factures d’achats servant de garantie (à trier tous les ans) ;
  • les documents concernant vos cartes de banque, d’identité, visa, chèque repas, etc ;
  • les diplômes ;
  • les contrats avec vos fournisseurs d’internet, téléphone, chauffage, eau, électricité, etc ;
  • les convocations pour aller voter (preuve que vous vous y êtes bien rendu) ;
  • les garanties ;

Le classement se fait un peu en fonction de chacun et de vos besoins. Mais n’oubliez pas que n’importe qui doit pouvoir s’y retrouver. Surtout votre conjoint. D’ailleurs, pour la petite anecdote, j’ai fait un test avec mon chéri en lui demandant où il irait chercher tel ou tel document pour voir si mon système lui convenait. Résultat : approuvé. OUF !

ATTENTION ! Ne gardez dans cette (ces) farde(s) que les documents encore d’actualité. Archivez vos anciens contrats en un seul tas que vous mettrez sur picot ou dans une enveloppe. Indiquez : « anciens contrats – archivage au xx/xx/20xx » date du jour de votre archivage.

Pour ma part, j’ai pris 3 range-revues et des fardes à devis. Toujours en respectant mon code couleur.

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Dans le premier range-revue, appelé « NOUS », j’y ai mis ce qui nous concerne personnellement. Et pour chacun, il y a deux fardes : un dossier permanent, et un pour ce qui est d’actualité.
Je m’explique : dans le dossier permanent on y trouvera les infos de carte d’identité, le contrat de travail actuel, les diplômes obtenus (dans une pochette perforée pour ne pas abîmer), et pour mininous le contrat avec la crèche par exemple. Dans le dossier d’actualité, il y aura nos fiches de paie ou les informations reçues de la crèche (jours de fermeture, personnel absent, menu, etc…)
J’y ai ajouté dans une farde à devis noire les documents concernant notre cohabitation légale.

Dans le deuxième range revue, appelé « MAISON » se trouve tout ce qui concerne… ben oui, la maison.
Mes différentes fardes à devis sont :

  • les documents d’achat de la maison,
  • les assurances,
  • les crédits,
  • les contrats pour l’électricité, l’eau, le gaz, le téléphone et internet,
  • la mutuelle,
  • le compte commun et la carte visa,
  • le règlement général de police.

J’y ai aussi mis la farde avec les factures de l’année en cours.

Dans le troisième, appelée « Secrétariat Namurois », il y a ce qui concerne mon travail de secrétaire free lance. Pour l’instant j’ai un dossier permanent, les factures d’achats et les factures de ventes. Peut-être y en aura-t-il d’autres plus tard.

Étape 4 : classer les autres documents (farde 7)

Là tout dépend de ce que vous avez dans ce tas.

Des cartes de visite ?

Utilisez une boite au même format que ces cartes et placez les y. Ou mieux, créé un répertoire, retranscrivez les coordonnées et jetez les cartes.

Des publicités ?

Si vous les gardez pour les informations de contact, retranscrivez les dans un répertoire.
Si vous les gardez pour les promos, notez les sur votre liste de course et hop poubelle.
Pour les bons de réductions, achetez une pochette zippée (voir photo) et réunissez-les. Vous aurez juste à en vérifier le contenu pour préparer vos courses et la prendre vous y rendre.

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Les dessins des enfants ?

Là c’est THE cas de conscience de tous les parents : on ne veut pas jeter les chefs-d’œuvre de nos chérubins, mais on ne peut pas tout garder en tas comme ça, ni les mettre tous sur le frigo.
La solution ? Deux étapes : vous gardez les 1,2 ou 3 plus beaux dessin que vous accrochez sur votre frigo ou au mur (idée déco : voir photo), les autres vous les mettez dans une boite. Quand la boite est pleine vous pourrez la refermer en y indiquant le nom de l’enfant et la période durant laquelle il les a réalisés.
Une autre solution est la farde à anneau 8 cm, avec des fardes chemises. Soit vous la videz de temps en temps (poubelle ou archive), soit vous y garder les plus beaux dessins.

Lorsque votre enfant réalisera un nouveau dessin, vous le laisserez choisir entre remplacer un des dessins exposé ou le placer dans la boite à chef-d’œuvre.

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source et autres idées déco : http://www.paperblog.fr/7371167/10-facons-d-organiser-les-dessins-des-enfants/

Des tickets de caisses ?

Le tout est de savoir pourquoi vous les gardez.

  • Si le but est de faire vos comptes, prenez votre agenda et fixez-vous un moment pour les faire. Ensuite jetez vos tickets.
  • Si le but est de le garder au cas où vous voulez échanger un ou plusieurs articles, alors prenez une enveloppe ou investissez dans une pochette zippée (photo), et réunissez-y vos tickets d’échange. Mais n’oubliez pas de les trier régulièrement. Je dirais une fois par semaine.
  • Si le but est de le garder pour la garantie, alors faites en une photocopie (l’encre des tickets de caisse ne tiens pas très longtemps), agrafez la copie et le ticket ensemble et placez-les avec vos autres garanties (voir point 3).

D’autres papiers ?

N’hésitez pas à en parler dans les commentaires.


Voilà, vos papiers sont triés et vous avez un système de classement mis en place. N’oubliez pas qu’un bon système de classement est un système qui vous convient et dans lequel n’importe qui peut s’y retrouver. Et une fois par an (au moment de la déclaration fiscale ?!), pensez à archiver les documents dépassés.

Dans le prochain article, nous verrons comment gérer la paperasse au quotidien afin de… gagner du temps et de la zénitude.

Bonne semaine à tous et à toutes.

Rosy

 

Sources: les photos du picot pour archiver et de la valise à dossiers suspendus viennent du site http://www.jm-bruneau.be

#1 – Rosy remplit sa déclaration d’impôt

Voici qu’arrive bientôt la fin du mois de juin, et avec elle l’échéance imminente pour remplir votre déclaration fiscale.

N’oubliez pas de vous en occuper :

– la version papier est à rendre pour le 30 juin ;

– tandis que la version électronique est pour le 13 juillet.

Ah ah, je vois votre petite mine dépitée.
Vous avez le vertige ? Vous avez peur de ne pas avoir le temps de retrouver et de classer tous ces documents ? Vous n’êtes pas sûr de savoir quoi garder, quoi jeter ? Vous êtes encore moins sûr d’avoir mis tous les papiers au même endroit ? Malheur ?

Mais non, ne vous inquiétez pas, je suis là. Je vais vous aider.
Nous reviendrons, dans d’autres articles, sur comment organiser la paperasse au quotidien et les systèmes de classement, mais pour l’instant il y a urgence !

Vous avez deux possibilités :

– soit vous faites appel aux services du Secrétariat Namurois pour venir faire de l’ordre dans tout ça (vous ne m’aviez pas vu venir j’en suis sûre!):

http://www.secretariatnamurois.be

– soit vous suivez la procédure en 5 étapes ci-dessous. Je vous conseille d’en faire une par jour mais à vous de voir.

Étape 1

Matériel nécessaire

– une grande boite pouvant contenir des documents format A4 non pliés,

– une minuterie. Celle de votre GSM, votre tablette ou votre cuisine.

Procédure

Prenez votre boite et enclenchez votre minuterie réglée sur 15 minutes.

Faites le tour de TOUTE la maison (et la voiture ?!) pour récolter TOUS les documents qui traînent sur vos tables, dans vos tiroirs, dans vos bacs à courriers, dans votre sac, etc.

Si après ces 15 minutes vous n’avez pas fini, prenez une pause (un café, un chocolat) pour vous récompenser et repartez pour 15 minutes. Vous devriez avoir largement le temps de finir…En tout cas, je l’espère 😉

Étape 2

Matériel nécessaire

– la boite de l’étape 1

– une minuterie,

– entre 7 et 10 fardes chemises en carton (ou dans le même style)

– un crayon ordinaire

– une poubelle pour papiers

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Procédure

Vous allez procéder à un premier tri « rapide » des documents se trouvant dans votre boite.
Pour cela, installez vous devant une surface assez grande (table de la salle à manger, plan de travail, bureau) sur laquelle vous pourrez faire 8 tas.

– Factures et avis d’échéance privés: chauffage, électricité, eau, assurances, mutuelle, etc. ;

– Fiches de paies ;

– Documents concernant les enfants si vous en avez ;

– Document de ou pour la mutuelle ;

– Document à garder sur le long terme ;

– Extrait de comptes ;

– Publicité, carte de visite ou autre que vous voulez garder ;

– Et le plus important : DOCUMENTS POUR REMPLIR VOTRE DÉCLARATION (ah ben oui c’est le but quand même).

Le reste ira direction poubelle.

Enclenchez votre minuterie (15 minutes toujours) et c’est parti ! Prenez le premier document et placez le dans le bon tas. Ne réfléchissez pas trop.

Quand vous avez terminé, placez chaque tas dans une farde chemise, inscrivez dessus ce qu’elle contient. Nous y reviendrons plus tard.

Ce n’est que la deuxième étape et c’est déjà plus clair, non ?

Remarque :
les indépendants et professions libérales auront 1 ou 2 tas en plus

– les factures de ventes

– les factures d’achats/frais professionnels

Étape

Matériel nécessaire :

– vos archives,

– votre ordinateur

– ou bien votre motivation.

Procédure :

Vous allez ajouter une copie de votre déclaration de l’année passée (revenus 2014) dans votre farde « Déclaration fiscale » de l’étape précédente.

Cette déclaration, soit elle est bien rangée, soit vous allez devoir fouiller. Ou mieux, vous l’avez remplie par voie électronique, et là tout est plus simple. Rendez-vous sur Tax-on-web (lien ci-dessous), cliquez sur « accédez à ma déclaration », ensuite connectez-vous et rendez-vous dans la partie inférieure appelée « Documents envoyés au SPF Finances » (voir image)

https://eservices.minfin.fgov.be/taxonweb/app/citizen/public/taxbox/home.do

Vérifiez également que vous avez bien tous les documents nécessaires pour remplir celle de cette année dans votre farde (attestation de remboursement de crédit hypothécaire, revenus Sabam, dons, actions, etc.)

Tax-on-Web - TaxBox

Étape 4 :
Pour les indépendants et professions libérales qui remplissent leur déclaration eux-même.

Matériel nécessaire :
– factures d’achat/frais

– factures de ventes

– votre ordinateur et un tableur (ex : Microsoft Excel, LibreOffice Calc qui est gratuit, …)

– une imprimante

Procédure :

Faites le calcul de vos frais et vos rentrées pour remplir la partie 2 de votre déclaration.
Imprimez vos calculs et ajoutez-les à votre farde « Déclaration fiscale ».

Si vous passez par un comptable, apportez-lui votre farde « Déclaration fiscale » ainsi que celle de vos achats/frais et celle de vos ventes.

Étape 5 :

Matériel nécessaire :
Pour une déclaration au format électronique :
– votre ordinateur,

– votre carte d’identité et votre lecteur de carte,

– votre farde « Déclaration fiscale » réalisée à l’étape 2, 3 (et 4).

Pour une déclaration au format papier :
– votre déclaration vierge,

– votre brouillon,

– un bic,

– une calculatrice,

– votre déclaration de l’année passée,

– votre farde « Déclaration fiscale » réalisée à l’étape 2, 3 (et 4).

Procédure :

Vous vous en doutez : remplissez votre déclaration. Ou apportez votre farde « Déclaration fiscale » à votre comptable.
Si vous la remplissez vous-même, faites la en une fois. C’est déjà dur de s’y mettre, mais s’y REmettre est encore pire.

*****

Et voilà c’est terminé, votre déclaration est remplie. C’est beau non ?

Dans le prochain article, nous verrons différentes manières de classer nos documents et la durée de conservation de ceux-ci. Vous n’allez quand même pas garder vos 7 autres fardes comme ça pour décorer votre cheminée 😉

A bientôt

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