Bonjour à toutes et à tous,
Voici une nouvelle semaine qui commence. Et qui dit nouvelle semaine dit nouvel article.

Bien que cet article s’adresse aux personnes qui sont novices dans le classement de la paperasse ou aux personnes qui ont lâché prise à un moment donné et qui veulent reprendre le dessus, il peut intéresser les personnes qui ont déjà un système de classement mais qui désirent l’améliorer voir le changer.

Donc, où en sommes-nous dans notre rangement ?

Avant de commencer

Suite au premier article « Rosy remplit sa déclaration d’impôts », vous vous retrouvez avec plusieurs fardes remplies de papiers.Pour rappel, vous avez dû faire le tour de votre maison, réunir dans une caisse tous les papiers que vous trouviez et faire un premier tri.

Vous avez donc les fardes chemises suivantes :

  1. Factures et avis d’échéance privés : chauffage, électricité, eau, assurances, mutuelle, etc.
  2. Fiches de paies
  3. Documents concernant les enfants si vous en avez
  4. Documents de ou pour la mutuelle
  5. Documents à garder sur le long terme
  6. Extraits de comptes
  7. Publicités, cartes de visite ou autres que vous voulez garder
  8. Documents concernant la déclaration fiscale 2016 – revenus 2015

Pour les indépendants ou professions libérales, vous avez en plus :

  1. Les achats professionnels
  2. Les ventes

Vous êtes d’accord que vous ne pouvez pas les laisser telles quelles ?! Sinon dans peu de temps vous vous retrouverez dans la même situation que précédemment. Et ça arrive très vite.
Vous allez donc classer, perforer, archiver et/ou ranger ces documents afin de les retrouver facilement quand vous en aurez besoin. Le but ? Un gain de temps et de zénitude bien entendu.

Comme pour le premier article, nous allons diviser la procédure de classement/rangement en étape. Cela rend les choses moins lourde : un pas à la fois.

Remarque : Il y a plusieurs possibilités pour le classement et l’archivage des documents. Je vous proposerai celui que j’utilise mais également d’autres possibilités. Il y en a sûrement que je n’aurai pas citées, donc n’hésitez pas à partager avec nous votre méthode en commentaire.

Il est très important également qu’en choisissant et en mettant en place votre système de classement vous gardiez en tête que n’importe qui doit pouvoir s’y retrouver. Par exemple, imaginons que vous deviez vous absenter quelques jours pour une hospitalisation. Il faut que zhom ou la personne qui garde votre maison ou vos enfants trouve tout ce qu’il lui faut si besoin.

Étape 1 : tri et premier archivage

Matériel

  • un bic, un feutre ou un marqueur bleu ou noir
  • pour l’archivage, soit :
    • des grandes enveloppes à soufflet. Vous y indiquerez le contenu.
    • des picots à archivage en y ajoutant une feuille de titre.
    • de la ficelle à la place des picots.

IMG_20160704_114107picot archivage

Procédure

Il se peut qu’en réunissant tous les papiers qui traînaient dans votre maison, vous vous retrouviez avec des documents anciens.

Pour les fardes 1, 2, 3, 4, et 6 il va donc falloir séparer les documents des années précédentes (2015 et antérieur) de ceux de cette année ci.

Les documents de 2015 et antérieur, vous pouvez les archiver. Une farde chemise par enveloppe, picot ou ficelle, bien sur. Et n’oubliez pas d’indiquer ce que chaque « tas » contient.
Vous trouverez un tableau reprenant les durées de conservation recommandées des documents dans le menu « utile ».

Remarque : Si vous n’avez que quelques documents des années avant 2015, ne vous prenez pas la tête et ne faites qu’un seul archivage.
Sinon, je vous conseille de séparer chaque année. Cela vous fera gagner du temps si vous devez retrouver un document de 2012 par exemple.
Par contre, inutile de faire un tri par ordre chronologique « à l’intérieur » de chaque année, cela vous ferait plus perdre du temps que ce que ça vous en fera gagner lors de vos possibles recherches.

Quand cela est fait, placez vos documents dans une boite à archive (format A4 voir un peu plus grand si vous utilisez les enveloppes à soufflet). Vous indiquerez sur la boite : « archives 2015 et précédents », ou « archives 20XX »

Ajoutez dans la boite, votre enveloppe (votre picot) « déclaration fiscale 2016-revenus 2015 » dans laquelle vous aurez glissé votre brouillon si vous l’avez remplie au format papier.

Étape 2 : organiser vos papiers de 2016

Matériel

Au choix :

  • des fardes à devis et un porte-revues.
  • 2-3 fardes à anneaux,
  • une boite/valisette à dossiers suspendues.

valisette à dossier suspendus

Procédure

Prenez les documents de 2016 des fardes de l’étape 1. C’est-à-dire, les documents qui n’ont pas encore été rangés ;). Placez les dans votre système de classement.

  • Si vous avez opté pour les fardes à devis :
    • indiquez sur leur languette ce qu’elles contiennent (factures, fiches de paie, enfant, comptes…)
    • réunissez les dans un porte-revue sur lequel vous indiquerez l’année.
    J’ai opté pour un code couleur :
    noir général les factures vont se retrouver ici
    rose moi les fiches de paie
    bleu chéri les fiches de paie
    vert notre fils les documents des enfants
    mauve mon travail mes contrats avec les clients et une autre pour les achats
  • Si vous avez opté pour la farde à anneaux
    • utilisez des intercalaires en y indiquant ce qu’on trouvera derrière.
    • vous aurez
      • une farde pour les factures, et les fiches de paie ;
      • une autre pour les extraits de compte ;
      • une pour les documents concernant vos enfants.


      Astuce : pour les fiches de paie, insérez dans cette farde, une farde chemise trouée par personne qui travaille.

       

  • Si vous avez opté pour les dossiers suspendus: indiquez sur chacun ce qu’il contient.

 

Quel que soit le système que vous utilisez, je vous conseille d’y placer les documents chronologiquement, le plus ancien dans le fond. Ainsi chaque fois que vous y ajouterez de nouveaux documents vous le placerez au-dessus de la pile.

Étape 3 : organiser les documents à conserver sur le long terme (farde 5)

Matériel

De nouveau, plusieurs possibilités s’offrent à vous :

  • une farde à anneau 8 cm avec des intercalaires ;
  • plusieurs fardes à devis et un ou deux range revues ;
  • des dossiers suspendus.

Procédure

Prenez les documents de votre farde chemise n°5 : « documents à garder sur le long terme ». Vous allez les trier en plusieurs catégories.

Dans ces documents vous aurez entre autre :

  • les contrats d’assurances ;
  • les contrats de travail ;
  • les contrats avec la mutuelle ;
  • les contrats de prêt hypothécaire ou autres ainsi que les attestations de base ;
  • les contrats avec la banque concernant votre (vos) compte(s) ;
  • les contrats de mariage ou cohabitation légale ;
  • les actes d’achat de vos maisons ;
  • les factures d’achats servant de garantie (à trier tous les ans) ;
  • les documents concernant vos cartes de banque, d’identité, visa, chèque repas, etc ;
  • les diplômes ;
  • les contrats avec vos fournisseurs d’internet, téléphone, chauffage, eau, électricité, etc ;
  • les convocations pour aller voter (preuve que vous vous y êtes bien rendu) ;
  • les garanties ;

Le classement se fait un peu en fonction de chacun et de vos besoins. Mais n’oubliez pas que n’importe qui doit pouvoir s’y retrouver. Surtout votre conjoint. D’ailleurs, pour la petite anecdote, j’ai fait un test avec mon chéri en lui demandant où il irait chercher tel ou tel document pour voir si mon système lui convenait. Résultat : approuvé. OUF !

ATTENTION ! Ne gardez dans cette (ces) farde(s) que les documents encore d’actualité. Archivez vos anciens contrats en un seul tas que vous mettrez sur picot ou dans une enveloppe. Indiquez : « anciens contrats – archivage au xx/xx/20xx » date du jour de votre archivage.

Pour ma part, j’ai pris 3 range-revues et des fardes à devis. Toujours en respectant mon code couleur.

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Dans le premier range-revue, appelé « NOUS », j’y ai mis ce qui nous concerne personnellement. Et pour chacun, il y a deux fardes : un dossier permanent, et un pour ce qui est d’actualité.
Je m’explique : dans le dossier permanent on y trouvera les infos de carte d’identité, le contrat de travail actuel, les diplômes obtenus (dans une pochette perforée pour ne pas abîmer), et pour mininous le contrat avec la crèche par exemple. Dans le dossier d’actualité, il y aura nos fiches de paie ou les informations reçues de la crèche (jours de fermeture, personnel absent, menu, etc…)
J’y ai ajouté dans une farde à devis noire les documents concernant notre cohabitation légale.

Dans le deuxième range revue, appelé « MAISON » se trouve tout ce qui concerne… ben oui, la maison.
Mes différentes fardes à devis sont :

  • les documents d’achat de la maison,
  • les assurances,
  • les crédits,
  • les contrats pour l’électricité, l’eau, le gaz, le téléphone et internet,
  • la mutuelle,
  • le compte commun et la carte visa,
  • le règlement général de police.

J’y ai aussi mis la farde avec les factures de l’année en cours.

Dans le troisième, appelée « Secrétariat Namurois », il y a ce qui concerne mon travail de secrétaire free lance. Pour l’instant j’ai un dossier permanent, les factures d’achats et les factures de ventes. Peut-être y en aura-t-il d’autres plus tard.

Étape 4 : classer les autres documents (farde 7)

Là tout dépend de ce que vous avez dans ce tas.

Des cartes de visite ?

Utilisez une boite au même format que ces cartes et placez les y. Ou mieux, créé un répertoire, retranscrivez les coordonnées et jetez les cartes.

Des publicités ?

Si vous les gardez pour les informations de contact, retranscrivez les dans un répertoire.
Si vous les gardez pour les promos, notez les sur votre liste de course et hop poubelle.
Pour les bons de réductions, achetez une pochette zippée (voir photo) et réunissez-les. Vous aurez juste à en vérifier le contenu pour préparer vos courses et la prendre vous y rendre.

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Les dessins des enfants ?

Là c’est THE cas de conscience de tous les parents : on ne veut pas jeter les chefs-d’œuvre de nos chérubins, mais on ne peut pas tout garder en tas comme ça, ni les mettre tous sur le frigo.
La solution ? Deux étapes : vous gardez les 1,2 ou 3 plus beaux dessin que vous accrochez sur votre frigo ou au mur (idée déco : voir photo), les autres vous les mettez dans une boite. Quand la boite est pleine vous pourrez la refermer en y indiquant le nom de l’enfant et la période durant laquelle il les a réalisés.
Une autre solution est la farde à anneau 8 cm, avec des fardes chemises. Soit vous la videz de temps en temps (poubelle ou archive), soit vous y garder les plus beaux dessins.

Lorsque votre enfant réalisera un nouveau dessin, vous le laisserez choisir entre remplacer un des dessins exposé ou le placer dans la boite à chef-d’œuvre.

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source et autres idées déco : http://www.paperblog.fr/7371167/10-facons-d-organiser-les-dessins-des-enfants/

Des tickets de caisses ?

Le tout est de savoir pourquoi vous les gardez.

  • Si le but est de faire vos comptes, prenez votre agenda et fixez-vous un moment pour les faire. Ensuite jetez vos tickets.
  • Si le but est de le garder au cas où vous voulez échanger un ou plusieurs articles, alors prenez une enveloppe ou investissez dans une pochette zippée (photo), et réunissez-y vos tickets d’échange. Mais n’oubliez pas de les trier régulièrement. Je dirais une fois par semaine.
  • Si le but est de le garder pour la garantie, alors faites en une photocopie (l’encre des tickets de caisse ne tiens pas très longtemps), agrafez la copie et le ticket ensemble et placez-les avec vos autres garanties (voir point 3).

D’autres papiers ?

N’hésitez pas à en parler dans les commentaires.


Voilà, vos papiers sont triés et vous avez un système de classement mis en place. N’oubliez pas qu’un bon système de classement est un système qui vous convient et dans lequel n’importe qui peut s’y retrouver. Et une fois par an (au moment de la déclaration fiscale ?!), pensez à archiver les documents dépassés.

Dans le prochain article, nous verrons comment gérer la paperasse au quotidien afin de… gagner du temps et de la zénitude.

Bonne semaine à tous et à toutes.

Rosy

 

Sources: les photos du picot pour archiver et de la valise à dossiers suspendus viennent du site http://www.jm-bruneau.be
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